Anleitung Zoom

15. November 2023

Geschrieben von: Indra Zahner

Für meine Beratungen verwende ich seit Jahren das Tool Zoom. Wenn du Fragen zu Zoom und seinen Funktionen hast, bist du hier genau richtig. 

Für meine Kunden habe ich eine kleine Anleitung zusammengestellt, die du hier herunterladen kannst. Wenn du zukünftig mehr Anleitungen, Tipps und Tricks direkt in dein Postfach bekommen willst, melde dich für meinen Newsletter an!

Was ist Zoom eigentlich?

Zoom ist eine Video-Software, die einen virtueller Raum erschafft, in dem wir arbeiten können.

Andere Anbieter solcher Videokonferenz-Software sind Skype for Business, Microsoft Teams, Google Meet, Google Hangouts oder Cisco Webex.

Durch die Corona Pandemie wurde der US-amerikanische Anbieter für Videokonferenzen sehr populär und wird viel für kollaboratives Arbeiten auch von Schulen und Universitäten eingesetzt.

Videotelefonie-Anwendungen, wie FaceTime oder die Videotelefonie über Messenger wie WhatsApp, Telegram oder Facebook-Messenger haben keine Funktionen, wie das gemeinsame bearbeiten von Dokumenten und sind eher für das Handy optimiert.

Mit Zoom kannst du einfach deinen Bildschirm freigeben, Videos und Audios teilen, Whiteboards nutzen, Umfragen erstellen, das Meetings aufzeichnen und Tools zur Zusammenarbeit nutzen.

Ich nutze es für meine Beratungstermine und Besprechungen sehr gerne. Dazu habe ich eine kostenpflichtige Version gekauft. Für dich ist die Nutzung kostenlos, da ich die Lizenzgebühren übernehme.

Wie nimmst du an einer Videokonferenz über Zoom teil?

Das ist grundsätzlich ganz einfach: Als Teilnehmerin benötigst du nur den Einladungslink, meistens wird dazu ein Passwort geliefert.

Die Teilnahme funktioniert über den Link, den du von mir als Veranstalterin des Zoom-Meetings per Mail oder über andere digitale Wege zugeschickt bekommst. Möglich ist auch, dass du die Einladung direkt als Termin erhältst, den du dann in deinen Kalender abspeichern kannst.

Die ganze Anleitung als Video

Welche Technik benötigst du?

Du brauchst ein Endgerät mit Kamera und Mikrofon. Es ist nicht immer zwingend erforderlich, die Software zu installieren. Über folgende Varianten kannst du an einer Zoom Videokonferenz teilnehmen:

An Zoom teilnehmen über Laptop oder MacBook

Am einfachsten geht es mit einem Laptop oder MacBook mit integrierter Kamera und Mikrofon. Meist muss die Verwendung von Mikrofon und Kamera in den Datenschutzeinstellungen des Betriebssystems freigegeben werden.

In der Einladung zum Zoom-Meeting befindet sich ein Link, der über einen Klick automatisch mit dem Download des Zoom-Clients beginnt. Du kannst wählen, ob du über den Browser ohne Zoom-Software teilnehmen möchtest oder die Software installieren willst.

Wenn du Zoom öfters nutzt, empfehle ich dir die Installation für Windows oder iOS vorzunehmen. Damit hast du mehr Funktionen als im Browser.

An Zoom teilnehmen über Smartphone oder Tablet

Bei einem Smartphone oder Tablet ist es nötig, die App “Zoom Cloud Meetings” aus Google Play für Android oder Apple Store für iOS herunterzuladen. Einmal anmelden, dann funktioniert der Zugang ebenfalls – auch hier müssen Kamera und Mikrofon in den Einstellungen für die Zoom-App freigegeben werden.

Sicherer Fahrmodus

An Zoom teilnehmen über PC

Am Microsoft PC funktioniert es analog zum Laptop – nur brauchst du noch eine Kamera, ein Mikrofon und Lautsprecher. Wenn du eine Empfehlung für eine Webcam, Beleuchtung und mehr brauchst, schau in meinen Ressourcen vorbei.

An Zoom teilnehmen über Telefon

Sollten alle Stricke reißen, kannst du dich auch über Telefon einwählen. In der Zoom-Einladung findets du eine Telefonnummer, mit der du dann direkt an dem Meeting teilnehmen kannst.

 

Vor dem Start der Zoom-Konferenz

Es ist ratsam, sich 10-15 Minuten vor Beginn der Schulung einzuwählen und das System zu testen. Einfach auf den Link klicken, um das Programm zu starten und sich in das Meeting einzuwählen. Oder aber das Programm muss geladen werden und dann kann man sich einwählen.

Bei der Einwahl muss die Nummer der Zoom-Konferenz eingegeben werden und der eigene Nutzername. Ist die Konferenz geschützt, so muss noch ein Passwort eingegeben werden.

Kurz vor der Konferenz kannst du testen, ob das System funktioniert. Bei den Einstellungen gibt es dafür die Möglichkeit, Mikrofon und Lautsprecher zu testen oder die Einstellungen zu verändern (und zum Beispiel auf Headset umzuschalten).

 

Öffnen der Zoom-Konferenz

Wenn du auf den Beitrittslink geklickt hast, öffnet sich dein Browser. Damit startet das Meeting. Über einen Klick bestätigst du die Funktionen: “Mit Video beitreten” und “Per Computer dem Audio beitreten”.

 

Wichtige Funktionen der Zoom-Oberfläche nutzen

Die Steuerung für die Zoom-Funktionen befindet sich am Fenster und ist für mobile und Desktop-Anwendung unterschiedlich.

Mikrofon

Über das Mikrofon-Symbol kannst du dich stumm oder laut schalten. Bei mehreren Teilnehmerinnen empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten, um keine Neben- und Hintergrundgeräusche zu übertragen.

Über den kleinen Pfeil neben dem Mikrofon-Symbol kannst du noch die richtigen Lautsprecher und Mikrofon auswählen. Dort kannst du auch in die Audioeinstellungen gelangen oder dein Mikrofon, sowie Lautsprecher testen.

Kamera

Das Kamera-Symbol steuert, ob du für alle anderen sichtbar bist oder nur eine schwarze Fläche (oder dein Foto) zu sehen ist.

Wenn die Internetverbindung zu schwach ist, hilft es, auf die Videoübertragung zu verzichten.

Mit dem kleinen Pfeil neben dem Kamera-Symbol kannst du schnell deine Kamera wechseln oder einen Hintergrund auswählen. Dabei kannst du einfach deinen Hintergrund verwischen oder ein Bild auswählen.

Ansichten

Auf der rechten Seite oder oben sind kannst du auswählen, wie du die Bilder der Teilnehmer im Meeting angeordnet werden. Meistens ist dort die “Galerieansicht” ausgewählt, sodass jeder Teilnehmer in einem Raster auf dem Bildschirm angezeigt wird.

Über die Ansicht “Sprecher” wird der Fokus auf die Person gelegt, die gerade am sprechen ist. Alle anderen Teilnehmer erscheinen dabei klein am Rande. Diese Ansicht eignet sich besonders bei Vorträgen.

Mit der Option “Immersiv” kannst du alle Teilnehmer zum Beispiel in einem Klassenzimmer anzeigen lassen. Diese Funktion ist aber eher als Spielerei gedacht.

Über die Punkte “Selbstansicht ausblenden” oder “Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden” kannst du dich oder alle Teilnehmer ohne Video ausblenden lassen.

Reaktionen

Mit Reaktionen kannst du in in einer Ecke deines Bildes ein Emoji anzeigen lassen. Dort findet sich auch die Schaltfläche “Hand heben”, mit der du signalisieren kannst, dass es eine Frage oder ein Problem gibt. Mit dem Kaffee-Symbol kannst du zum Beispiel auch signalisieren, dass du kurz weg bist. Über die 3 Punkte bei den Reaktionen kannst du auch auf alle anderen Emojis zugreifen.

Die Chat-Funktion

Über das Chat-Symbol ist es möglich, allen Teilnehmenden – oder einzelnen Anwesenden eine persönliche Nachricht zu senden. Über dem Textfeld kannst du auswählen, ob diese Nachricht an alle Teilnehmer verschickt werden soll oder an eine einzelne Person.

Unter dem Textfeld hast du zusätzlich noch verschiedene Funktionen. Unten Links findest du die Formatierungsmöglichkeiten für den Text. Damit kannst du wie bei Word deinen Text anpassen und beispielsweise Fett oder kursiv machen, die Farbe ändern oder Links hinzufügen.

Rechts daneben sind die Emojis und die Option Dokumente hinzu zu fügen. So kannst du im Handumdrehen PDFs oder Bilder mit anderen Teilnehmern teilen.

Daneben befindet sich ein Quadrat mit einem kleinen Plus. Mit dieser Funktion kannst du einen Screenshot von deinem Bildschirm machen. Wenn du deine Maus gedrückt hältst, kannst du den gewünschten Teil deines Bildschirmes einfangen und direkt versenden.

Über die drei Punkte rechts unten in der Leiste kannst du nochmal auswählen, an wen die Nachricht gehen soll. Hier kannst du zwischen allen Teilnehmern und dem Host/Co-Host auswählen. Zudem kannst du hier den Chatverlauf auch auf deinem Rechner speichern und den Chat downloaden.

Filter

KI für Zoom

Seit kurzem hat Zoom eine Künstliche Intelligenz eingeführt, um die Qualität und Effizienz von Videokonferenzen zu verbessern. Die KI verbessert zum Beispiel durch eine automatische Rauschunterdrückung und Bildstabilisierung von ganz alleine dein Erscheinungsbild. Zudem können in Echtzeit Untertitel erstellt und angezeigt werden.

Whiteboard Funktion

Die Whiteboard Funktion eignet sich super zum zusammenarbeiten und Ideen sammeln. Mit verschiedenen Vorlagen können so gemeinsam Mindmaps, Diagramme, Notizen und vieles mehr erstellt werden. Eine super Möglichkeit um gemeinsam neuen Themen für deinen Social Media Auftritt zu finden 😉

Kommentar-Funktion

Wenn ein Bildschirm geteilt wird, haben Teilnehmer:innen die Möglichkeit, Anmerkungen hinzu zu fügen. Auf den freigegebenen Bildschirm können dann Linien, Symbole, Formen und Text hinzugefügt werden. 

Wenn ein Bildschirm geteilt wird, dann erscheint rechts am Bildschirmrand ein grünes Symbol. Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich eine zusätzliche Leiste mit verschiedenen Werkzeugen.

Bitte nutze die Funktion nur nach Aufforderung! 

  • Name: Bitte melde dich mit einem Namen an, mit dem du angesprochen werden willst. Spitznamen oder Funktionsaccounts sind für die anderen Meeting-Teilnehmende schlecht und erschweren die Kommunikation.
  • Trage ein Headset mit Lautsprecher. Damit steigt die Tonqualität – und du bist auch für die anderen besser verständlich.
  • Chats solltest du verwenden, wenn du während des Vortrags eine Frage stellen möchtest. Diese kann dann sofort beantwortet werden.
  • Blaue Hand heben: Wenn du auf die Teilnehmenden in der unteren Leiste klickst, kannst du ganz unten links über das Symbol “Hand Heben” eine Notiz an die Moderatoren geben, dass du etwas mitteilen möchtest. Nach dem Wortbeitrag musst du allerdings selbst das Symbol löschen.
  • Bildschirm freigeben. Je nach Konfiguration kannst du auch deinen Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen.
  • Beleuchtung. Versuche, dich so zu setzen, dass das Licht von vorne kommt. Vermeide direktes Sonnen- oder Seitenlicht. Im Hintergrund sollte sich möglichst kein Fenster befinden.
  • Setting. Stelle Kamera mittig vor dich auf Augenhöhe. Du solltest etwa anderthalb Abstand zur Kamera und Blick auf Kamera oder Mitte des Bildschirms haben.
  • Hintergrundgeräusche möglichst minimieren. Schalte im Mailprogramm den E-Mail Eingang aus (denn häufig ertönt ein Ton), schalte das Handy aus, schließe das offene Fenster.
 

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Indra Zahner

Der Autor

Indra Zahner ist studierte Diplom-Betriebswirtin (FH) mit dem Schwerpunkt Marketing & Tourismus. Bis 2014 war sie als Leiterin für Unternehmenskommunikation bei einem großen Versicherungsvermittler verantwortlich für die PR, das Reputationsmanagement sowie die Kunden- und Mitarbeiterkommunikation. 2015 machte sie sich in ihrer Harzer Heimat als Marketing-Beraterin selbstständig und begleitete mehr als 100 Unternehmen aus allen Branchen in die Social Media Welt. Seit 2018 wird ihre Beratung durch das Programm „Förderung des unternehmerischen Know How“ der BAFA und seit 2021 durch das Förderprogramm „Niedersachsen Digital aufgeLaden“ der NBank unterstützt.

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