Planst du deine betriebliche Auszeit und willst deine Geschäftskontakte professionell informieren? Mit diesem Leitfaden sorgst du dafür, dass du auf allen Social Media Kanälen, deiner Website und per E-Mail richtig kommunizierst. So vermeidest du verärgerte Kundinnen und Kunden und schützt deinen guten Ruf.

Inhalt für deine Abwesenheit richtig gestalten

Achte darauf, dass deine Abwesenheitsnotizen nicht nur die Dauer des Urlaubs enthalten. Informiere deine Kontakte umfassend und weise darauf hin, ob du in dringenden Notfällen erreichbar bist oder ob es eine Vertretung gibt:

• Dauer der Betriebsferien
• seid ihr trotzdem erreichbar? ja oder nein

Schaff Alternativen für dringende Fälle:

• Notfallnummer für dringende Fälle
• oder Kontaktdaten einer Vertretung

Denk an Urlaubswünsche für deine Kundschaft, das macht es netter.

Beispiel: „Wir machen vom 12. bis 28. August Betriebsurlaub. In Notfällen erreichst du uns unter [Telefonnummer] oder wende dich an unsere Vertretung [Name/Kontakt]. Ab dem 29. August sind wir wieder wie gewohnt für dich da. Bis dahin wünschen wir dir auch erholsame Ferien.“

Falls du internationale Kundschaft hast, kann ein Hinweis auf mehrsprachige Abwesenheitsnotizen sinnvoll sein.

Rechtliche Hinweise: Je nach Branche kann es sinnvoll sein, auf gesetzliche Informationspflichten (z.B. bei Online-Shops: Lieferverzögerungen, Widerrufsfristen) hinzuweisen.

Datenschutz: Bei der Angabe von Vertretungen oder Notfallnummern auf Datenschutz achten (z.B. Einwilligung der Vertretung einholen).

Das lässt sich dann ziemlich schnell in Canva gestalten. Lies gerne dazu meine kurze Einführung und mit Video.

Priorität Nr. 1: Betriebsferien im Google Unternehmensprofil pflegen

Die Suchmaschine ist dein wichtigster digitaler Kontaktpunkt. Hier suchen Kundinnen und Kunden zuerst – darum beginnt deine Urlaubsplanung online immer hier.

Das Google Business Profil (früher Google My Business) ist oft auch der erste Anlaufpunkt für Öffnungszeiten und Infos.

Pflege deine Sonderöffnungszeiten, damit dein Unternehmen während des Betriebsurlaubs als „geschlossen“ angezeigt wird. Das sorgt für Klarheit und vermeidet Fehlfahrten oder genervte Kunden, die vor verschlossenen Türen stehen.

• Öffne dein Google Unternehmensprofil.
• Gehe zu Profil bearbeiten
• Scrolle bis „Öffnungszeiten“ und wähle „Sonderöffnungszeiten“.
• Markiere die Daten der Urlaubstage als „geschlossen“.
• Speichere und kontrolliere die Anzeige.

Es empfiehlt sich, nach dem Speichern die Geschäftszeiten in der Google-Suche und auf Google Maps zu kontrollieren.

Zusätzlich kannst du unter „Beiträgen“ noch ein Posting veröffentlichen – z.B. das, was du für Facebook und Instagram auch verwendest.

Veröffentliche Infos auf Social Media

Facebook – Community über Urlaubszeit informieren

Deine Facebook-Seite ist oft das Herzstück häufig Social Media Kommunikation. Nutze sie, um deine Kundinnen und Kunden klar und sichtbar zu informieren.

• Erstelle einen Beitrag mit klaren Betriebsurlaubsdaten.
• Nutze ein ansprechendes Bild oder dein Logo.
• Pinne ihn oben auf der Seite an, damit er immer sichtbar ist.

Manchmal kann es auch wichtig sein, dass du in deinen (regionalen) Gruppen den Urlaub ankündigst:

• Erstelle einen Beitrag mit klaren Betriebsurlaubsdaten.
• Wo möglich, auch in Gruppen oder Veranstaltungen anpinnen.

Instagram – mach die Urlaubsankündigung sichtbar und authentisch

Dein visueller Auftritt lebt von Klarheit und Stil im Marketing. Mach deinen Betriebsurlaub auch auf Instagram sofort erkennbar.

• Poste ein Bild oder Grafik mit dem Urlaubshinweis im Feed.
• Pinne den Beitrag an.
• Ergänze die Bio: „Betriebsurlaub bis 28.8.“
• Teile die Info in den Storys und speichere sie als Highlight.

LinkedIn und XING – Geschäftskontakte informieren

Auch auf LinkedIn und XING solltest du deine Geschäftskontakte über den Betriebsurlaub informieren. Veröffentliche einen kurzen Post mit dem Zeitraum und einem Dank für das Verständnis.

Optional kannst du auch im Profiltext oder in den Kontaktinfos einen Hinweis ergänzen, damit auch neue Kontakte gleich wissen, wann du wieder verfügbar bist.

Messenger und Email-Informationen auf Automation stellen

WhatsApp Business – Abwesenheit direkt und unkompliziert versenden

Viele schreiben dir direkt auf WhatsApp. Wenn du WhatsApp Business benutzt, kannst du auch hier klar die Abwesenheit kommunizieren und zuverlässig über deinen Urlaub informieren.

• Gehe zu den Unternehmenstools.
• Aktiviere die Abwesenheitsnachricht.
• Wähle aus, an welche Empfänger die Nachricht gehen soll
• Schreib deine Nachricht
• Begrenze ggf. den Versandzeitraum

Beispiel: „Danke für deine Nachricht! Wir sind vom 12. bis 28. August im Betriebsurlaub.“

Facebook-Messenger – das unterschätze Tool

Und was super gerne vergessen wird, ist der Facebook-Messenger. Die Abwesenheitsnachricht kann im Messenger über die Meta Business Suite zeitlich geplant werden. Die Funktion ist in der App und Browser verfügbar ist.:

• Aktiviere in der Meta Business Suite eine Abwesenheitsnachricht.

Beispieltext: „Danke für deine Nachricht! Wir sind vom 12. bis 28. August im Betriebsurlaub und melden uns danach für wichtige Updates an unsere Kunden und Geschäftspartner zurück.“

E-Mail-Abwesenheit – oft vergessen, aber enorm wichtig

Deine wichtigste Verbindung zu Geschäftspartnern und Lieferanten sind immer noch E-Mails. Sorge auch hier für eine rechtzeitige und geschickte Information, dann haben deine Geschäftskontakte genügend Zeit, sich vorzubereiten.

• Ergänze frühzeitig einen Hinweis in deiner Signatur.
• Richte eine automatische Abwesenheitsnotiz (Autoresponder) für die Zeit deiner Abwesenheit ein.

Vorschlag: „Vielen Dank für deine Nachricht. Wir machen vom 12. bis 28. August Betriebsurlaub und melden uns ab 29. August für weitere Ankündigungen zurück.“

Autoresponder sollten für alle relevanten Postfächer eingerichtet werden (z.B. auch für Team- oder Info-Adressen).

Betriebsferien-Ankündigung im Newsletter

Nutze auch deinen Email-Verteiler, um deine Kundinnen und Kunden vorab über den Betriebsurlaub zu informieren. Kündige den Zeitraum an und bedanke dich für ihr Verständnis. Das zeigt Serviceorientierung und vermeidet Überraschungen bei Bestellungen oder Anfragen. So bleiben deine Abonnentinnen und Abonnenten gut informiert, fühlen sich wertgeschätzt und die Kundenbindung wird verstärkt.

Website – Vertrauen schaffen mit Abwesenheits-Vorkehrungen

Deine Website ist deine digitale Visitenkarte und sollte auch wichtige Informationen über deine Pause enthalten. Schaffe auch hier Klarheit und vermeide Überraschungen für deine Kundinnen und Kunden.

Beginne deine Vorkehrungen frühzeitig. Besonders wenn deine Website durch eine Agentur oder einen Dienstleister gepflegt wird, kalkuliere dessen Arbeitszeit mit ein. Das ist nicht immer von heute auf morgen umgesetzt.

Viele informieren sich direkt auf deiner Website. Mach deshalb eine kleine Bekanntgabe:

• Platziere einen klaren Hinweis auf der Startseite.
• Nutze Banner oder Pop-ups.
• Aktualisiere die Kontaktseite.

Wenn du online-Shops betreibst, weise auf

• geänderte Lieferzeiten
• oder Bestellfristen

im Shop oder der App während des Zeitraums deiner Abwesenheit hin.

Zu guter Letzt: Offline-Kommunikation nicht vergessen

Jetzt haben wir an alles auf deinen Social-Media-Kanälen gedacht. Auch vor Ort solltest du den Betriebsurlaub klar ankündigen.

Hänge gut sichtbare Hinweise an Tür und Schaufenster, damit Laufkundschaft und Besucherinnen und Besucher Bescheid wissen. So vermeidest du Überraschungen und zeigst auch offline deine Professionalität.

… und hast du einen Anrufbeantworter? Dann weißt du, was du noch erledigen solltest 😘

Im Urlaub weiterposten? Beiträge vorplanen

Viele fragen sich: Soll ich im Urlaub einfach weiter posten um keine Reichweite zur verlieren? Das geht, wenn du deine Beiträge vorplanst. Tools wie die Meta Business Suite, lomavis.com oder Canva.com helfen dir dabei, Beiträge vorab zu erstellen und automatisch veröffentlichen zu lassen.

Vorteile:

• Kontinuität in deiner Kommunikation
• Reichweite bleibt stabil
• Du wirkst professionell und zuverlässig

Nachteile:

• Du bist im Urlaub nicht flexibel für Kommentare und Rückfragen
• Riskant bei unvorhergesehenen Ereignissen (z. B. Krisen, auf die du reagieren müsstest)

Mein Tipp: Plan ruhig vor, aber halte dich mit sensiblen Themen zurück und informiere deine Kundinnen und Kunden offen über deinen Urlaub.

Nach dem Betriebsurlaub: Alles auf Anfang

Social Media Plattformen wieder zurücksetzen

Vergiss nicht: Nach dem Urlaub musst du alle Änderungen wieder rückgängig machen. Mach dir schon mal einen entsprechenden Termin in den Kalender. Denn erfahrungsgemäß ist am ersten Arbeitstag so viel los, dass die Lösung der Einstellungen vergessen wird. Achte dabei auf folgende Punkte:

• Prüfe die Öffnungszeiten im Google Unternehmensprofil (die Sonderöffnungszeiten musst du nicht entfernen)
• Deaktiviere Abwesenheitsnachrichten auf Facebook, WhatsApp und im E-Mail-Programm.
• Entferne den Pin der angehefteten Beiträge über die drei Punkte …
• Aktualisiere die Bio bei Instagram.
• Lösche Urlaubsbeiträge oder Highlights, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
• Entferne ggf. Hinweise auf LinkedIn und XING
• Prüfe auch deine Website und andere Plattformen auf Urlaubsinfos, die rausgenommen werden sollten.
• Prüfe, wo du auf neue Lieferzeiten hinweisen solltest
• Entferne den Aushang im Schaufenster

So wirkt dein Auftritt wieder aktuell und professionell.

Kommunikation nach dem Urlaub: Inhalte teilen und Vertrauen stärken

Zeig nach deinem Urlaub ruhig, dass es für dein Team und dich eine gute Zeit war. Das schafft Nähe und Authentizität. Du kannst auf Social Media kurze Posts teilen: ein Teamfoto aus dem Urlaub, ein Dankeschön für das Verständnis der Kundinnen und Kunden oder ein Hinweis, dass ihr jetzt wieder frisch und motiviert startet. So baust du langfristig Vertrauen auf und machst deinen Auftritt sympathisch.

Bonus für Newsletter-Leser: Checkliste als Download

Damit du nichts vergisst, habe ich eine praktische Checkliste erstellt. Sie enthält alle Punkte aus diesem Leitfaden – von Google Unternehmensprofil bis zur E-Mail-Signatur. Ideal zum Abhaken und Planen.

Diese Checkliste und viele weitere Vorlagen kannst du dir kostenlos herunterladen, wenn du meine Info-Mails abonnierst. So bist du immer gut vorbereitet und informierst deine Kundinnen und Kunden mit Leichtigkeit.

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Mein Tipp für deinen Betriebsurlaub

Triff die Vorkehrungen rechtzeitig. Kümmere dich mindestens zwei Wochen vorher um deine Kommunikation. Mit einem klaren Plan vermeidest du Stress – und deine Geschäftskontakte, Interessenten und Kunden wissen über deine Auszeit Bescheid.

Willst du das fachmännisch umsetzen?

Ich helfe dir dabei, deine Social-Media-Strategie rund um Betriebsurlaub und darüber hinaus auf solide Füße zu stellen.

Erstgespräch vereinbaren, um nach der Auszeit direkt wieder durchzustarten.

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